Первичные документы в электронном виде

Виды первичных документов | Статьи | Журнал «Справочник секретаря и офис-менеджера»

Первичные документы в электронном виде

Деятельность любого предприятия сопряжена с оформлением самых разных видов первичных документов, которые используются при осуществлении его кадровой и финансовой политики.

Как и всякие документы, первичные учетные документы должны быть оформлены в соответствии с установленными правилами, что является главным условием их юридической значимости.

В статье рассказывается о том, как осуществляется оформление и хранение различных видов первичных документов.

Из этой статьи вы узнаете:

  • какие виды первичных документов используются в кадровой и финансовой учетной политике предприятия;
  • как осуществляется хранение различных видов учетных документов в 2016 году;
  • как заверяются первичные документы в электронном виде.

В практике хозяйственной и организационной деятельности компании используются различные виды первичных документов, содержащих какие-либо учетные сведения, подтверждающих выполнение каких-либо управляющих действий или хозяйственных операций. К их оформлению и хранению предъявляются особые требования, о которых рассказывается в статье.

К какому виду документооборота компании относятся разные виды первичных документов

Весь документооборот предприятия можно условно подразделить на три вида:

  • управленческие документы посредством которых осуществляется прием и передача управленческих решений, а также те, в которых содержится информация и те, на основании которых создаются отчеты отчеты, на основании которых и принимаются эти управленческие решения;
  • кадровые документы, содержащие информацию о кадровом составе и учету кадров предприятия, об организации работы с персоналом, включая документы о ротации кадров, изменение должностей, увольнении сотрудников, применяемых поощрениях и наказаниях, графике отпусков и штатном расписании, первичные документы по учету кадров;
  • бухгалтерские и финансовые документы, содержащие информацию о производственной и хозяйственной деятельности компании; плановая, аналитическая, бухгалтерская и финансовая отчетность; первичные документы бухгалтерского учета, договоры, нормативно-правовые акты и пр.

Как видим, разные виды первичных документов в 2016 году существуют и в кадровом, и в бухгалтерском документообороте.

К этому виду документов относятся те оправдательные и подтверждающие документы, в которых содержится исходная информация о том или ином виде организационной и хозяйственной деятельности предприятия.

Поскольку первичные документы, оформленные в соответствии с установленными правилами, имеют юридическую значимость, они являются подтверждением факта совершения организационного действия или выполнения какой-либо хозяйственной операции и заполняются сразу после того, как этот факт свершился.

Какие существуют виды первичных документов

На основании этих документов ведется кадровый и бухгалтерский учет, соответственно они подразделяются на первичные документы кадрового и бухгалтерского учета.

К первичным документам кадрового учета, например, относятся приказ о приеме на работу и личная карточка работника, штатное расписание, приказ о переводе или предоставлении отпуска работнику, график отпусков, приказ об увольнении, приказ о направлении сотрудника в командировку и командировочное удостоверение, приказ о поощрении или наказании работника.

Технология работы с документами. Документооборот

Вопрос о том, какие существуют виды первичных документов в бухгалтерском учете, гораздо шире, тут и документы по учету рабочего времени и расчетов с персоналом по оплате туда, кассовых и торговых операций, денежных расчетов с физическими лицами при осуществлении торговых операций с применением контрольно-кассовой техники, основных средств и нематериальных активов, расчетные и платежные документы и т. д.

Кроме того виды первичных документов подразделяются на внешние и внутренние. К первым можно отнести платежные поручения, платежное-требование-поручение, платежное требование и счет-фактуру. Внутренние первичные документы, в свою очередь, подразделяются на распорядительные, исполнительные, комбинированные и бухгалтерские.

Как осуществляется хранение различных видов первичных документов в 2016 году

Основным документом, регламентирующим порядок создания архивов предприятий, а также хранения различных видов первичных документов в 2016 году является Федеральный закон от 22 октября 2004 №125 ФЗ. В нем говорится, что сроки хранения документации могут устанавливаться не только федеральными, но и иными нормативными правовыми актами, к числу которых, например, относятся:

  1. Перечень типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков их хранения, утвержденный Приказом Минкультуры РФ от 25.08.2010 № 558 (далее – Перечень);

Источник: https://www.sekretariat.ru/article/210651-qqq-16-m9-vidy-pervichnyh-dokumentov

Электронные первичные документы

Первичные документы в электронном виде

В настоящее время растет количество организаций, внедряющих систему электронного документооборота, причем это наиболее характерно для крупных и средних представителей предпринимательства, в то время как малый бизнес в меньшей степени использует передовые технологии, так как электронный документооборот помимо плюсов обладает и отрицательными характеристиками.

Замечание 1

Законодательством не установлено ограничений на применение электронной первичной документации при осуществлении гражданско-правовых договорных отношений.

Порядок электронного документооборота регламентируется Федеральным законом «Об электронной подписи», который определяет порядок применения электронной подписи в случае заключения гражданско-правовых договоров, оказания муниципальных и государственных услуг и иных значимых с юридической точки зрения действий.

Существует несколько видов электронной подписи – простая, усиленная неквалифицированная и усиленная квалифицированная.

Простая, подтверждающая факт электронного подписания документа определенным лицом, не защищает от подделки документов. Всегда существует вероятность того, что лицо, подписавшее документ, не признает факт его подписания, либо будет утверждать, что после подписания документ подвергался изменению без его ведома, особенно если этой подписью распоряжается не один человек.

Ничего непонятно?

Попробуй обратиться за помощью к преподавателям

Усиленная неквалифицированная, сформированная как результат криптографического изменения информации с применением ключа подписи, предусматривает определение лица, использовавшего подпись, а также позволяет отслеживать изменения, вносимые в документ после подписания. Законодательством не предусмотрено наличие норм, исключающих возможность отказа от подписания документа.

Законодательством не определено какими видами подписи следует пользоваться при подписании того или иного электронного документа, однако, квалифицированные специалисты считают, что первые два варианта подписи как менее надежные следует использовать для внутреннего документооборота.

Усиленная квалифицированная, применяемая только в совокупности с ключом проверки, создаваемым удостоверяющими центрами, позволяет отслеживать изменения документа после его подписания, что обеспечивает высокий уровень защиты документа от подделки. При использовании данного вида подписи исключена возможность отказа лица, использовавшего электронную подпись, от подписания документа.

Усиленная квалифицированная электронная подпись применяется при осуществлении либо внешнего документооборота (с контрагентами, налоговыми органами), либо документооборота, связанного с материальной ответственностью и охраной труда. Для последних документов вообще более надежной формой является бумажная с проставлением обычной подписи, а не электронной.

Применение электронных документов в бухгалтерском и налоговом учете

Замечание 2

Применение электронных документов для целей бухгалтерского учета прямо предусмотрено законодательством, при этом не уточняется ни вид применяемой электронной подписи, ни равнозначность статуса электронных и бумажных документов.

Применение электронных документов для целей налогового учета не ограничено Налоговым кодексом, если подтверждаемые ими расходы соответствуют требованиям налогового законодательства. При этом существуют особенности применение того или иного вида электронной подписи для целей налогового учета.

Например, в отношении применения простой электронной подписи в отношении документов, принимаемых для целей налогового учета, не издано каких-либо разъяснений, что позволяет сделать вывод о том, что применение неквалифицированной электронной подписи нецелесообразно.

Минфин РФ при этом высказывает мнение, что электронный документ, подписанный простой электронной подписью, не имеет разнозначного статуса с бумажным документом, а, следовательно, не может быть основанием для признания расходов для целей налогового учета.

В отношении усиленной квалифицированной подписи прямо предусмотрено ее применение по отношению к ряду налоговых документов, например, заявления о постановке или снятии с учета в налоговом органе; налоговые декларации; заявления о зачете (возврате) сумм налога.

Учетная политика и электронный документооборот

Организационные аспекты электронного документооборота необходимо отразить в приложении к учетной политике в разрезе следующих элементов:

  • перечень лиц, участвующих в осуществлении электронного документооборота, обладающих квалифицированной электронной подписью;
  • порядок заверения бумажных вариантов электронной документации, необходимых для предоставления контролирующим органам;
  • требования конфиденциальности в отношении использования электронных подписей и порядок ознакомления с ними работников.

Замечание 3

Применение электронной подписи также следует оговаривать в хозяйственных договорах с контрагентами с уточнением наличия технических возможностей для обмена электронной документацией.

Преимущества и недостатки электронного документооборота

Электронный документооборот обладает следующими преимуществами:

  • во-первых, он способствует сокращению финансовых и трудовых затрат на составление и обеспечение хранения бумажной документации;
  • во-вторых, он обеспечивает ускорение процесса работы с документами (быстрый поиск документа, быстрая его передача получателю);
  • в-третьих, он обеспечивает экономию времени на обработку и согласование документов.

При этом электронный документооборот не лишен и определенных недостатков, к числу которых можно отнести:

  • во-первых, высокие затраты на организацию электронного документооборота, обучение сотрудников;
  • во-вторых, зависимость электронного документооборота от наличия электричества, интернета;
  • в-третьих, сохранение необходимости перевода электронных документов в бумажный формат при определенных обстоятельствах.

Источник: https://spravochnick.ru/buhgalterskiy_uchet_i_audit/suschnost_i_soderzhanie_buhgalterskogo_ucheta/elektronnye_pervichnye_dokumenty/

Первичные документы в электронном виде

Первичные документы в электронном виде

Первичные документы в электронном виде. Турфирмы используют электронные документы в работе с инспекциями (представление бухгалтерской отчетности и налоговых деклараций в электронном виде) и с банками (проведение операций по расчетным счетам).

Помимо этого в электронном виде хранятся многие первичные документы и налоговые регистры.

Минфин России в письме от 24 июля 2008 г. № 03-02-07/1-314 подтвердил, что фирмы могут хранить первичные документы, документы бухгалтерского и налогового учета в электронном виде.

Но при этом они должны быть подписаны электронной цифровой подписью. В электронном документе такая подпись равнозначна собственноручной подписи в документе на бумажном носителе (п. 1 ст.

4 Федерального закона от 10 января 2002 г. № 1-ФЗ, далее – Закон № 1-ФЗ).

Помимо этого одновременно должно быть соблюдено три условия: 1) сертификат ключа подписи не утратил силу, то есть действует на момент проверки или подписания электронного документа при наличии доказательств момента подписания; 2) подтверждена подлинность электронной цифровой подписи в электронном документе;

3) электронная цифровая подпись должна использоваться в соответствии со сведениями, указанными в сертификате ключа подписи.

Сертификат ключа подписи – это документ на бумажном носителе или электронный документ с электронной цифровой подписью уполномоченного лица удостоверяющего центра, который выдается участнику информационной системы для подтверждения подлинности электронной цифровой подписи (ст. 3 Закона № 1-ФЗ).

Можно ли учесть в целях налогообложения расходы по электронным документам

Первичные документы в электронном виде. Чтобы признать расходы турфирмы в целях налогового учета, их нужно документально подтвердить.

Напомним, что к документам, подтверждающим расходы турфирм, относятся договоры с туроператорами, поставщиками услуг и товарно-материальных ценностей, арендодателями и другими контрагентами, а также акты приемки-передачи работ и услуг, накладные и др.

Гражданским кодексом РФ установлено, что сделка в письменной форме должна быть заключена путем составления документа, подписанного лицом или лицами, совершающими сделку, или уполномоченными лицами (п. 1 ст.

160). При этом пункт 2 статьи 160 Гражданского кодекса РФ допускает использовать электронную цифровую подпись в случаях и в порядке, предусмотренных законом, иными правовыми актами или соглашением сторон.

Таким образом, договоры, составленные в электронной форме и заверенные электронной цифровой подписью, в целях исчисления налога на прибыль и при «упрощенке» будут признаны подтверждающими документами (п. 1 ст. 252, п. 2 ст. 346.

16 Налогового кодекса РФ).

Соответственно, расходы по актам приемки-передачи выполненных работ и оказанных услуг, накладным и другим документам, подтверждающим передачу или приемку товаров (работ, услуг), также можно будет учесть в целях налогообложения.

Возможен ли вычет «входного» НДС по электронному счету-фактуре

Первичные документы в электронном виде. Обязательные реквизиты счета-фактуры перечислены в пунктах 5 и 6 статьи 169 Налогового кодекса РФ. Здесь указано, что счет-фактура подписывается руководителем и главным бухгалтером организации либо иными должностными лицами, уполномоченными на то приказом по организации.

Но здесь ни слова не сказано о том, что руководитель и главный бухгалтер могут использовать электронную цифровую подпись. На этом основании финансисты и налоговики считают, что принимать к вычету из бюджета «входной» НДС по электронному счету-фактуре нельзя.

К примеру, такое мнение совсем недавно высказал Минфин России в письме от 21 августа 2008 г. № 03-03-06/1/478.

Причиной, по которой электронный счет-фактура не может быть основанием для применения налогового вычета, является то, что действие Закона № 1-ФЗ распространяется на отношения, возникающие при совершении гражданско-правовых сделок, а счет-фактура – это документ налогового контроля, и данный Закон на него не распространяется.

Хотя суды с данным мнением чиновников не согласны (см. постановление ФАС Уральского округа от 11 мая 2006 г. № Ф09-3600/06-С2).

Правда, в большинстве случаев суды анализируют исключительно вопрос о том, является ли электронная цифровая подпись оригиналом подписи, даже не вдаваясь в проблему применимости Закона № 1-ФЗ. В качестве примера можно привести постановление ФАС Уральского округа от 19 апреля 2007 г. № Ф09-2754/07-С2.

Так, суд пришел к выводу, что общество совершенно обоснованно приняло «входной» НДС по электронному счету-фактуре к вычету.

Арбитры указали, что в силу статьи 4 Закона № 1-ФЗ электронная цифровая подпись в электронном документе равнозначна собственноручной подписи в бумажном документе.

Таким образом, электронная цифровая подпись не копия подписи, а способ выполнения оригинальной личной подписи. Этот вывод суда и стал основой для принятия решения в пользу налогоплательщика.

Как видите, арбитражная практика складывается в пользу налогоплательщиков. Однако если вы не хотите обращаться в суд, то «входной» НДС по электронному счету-фактуре поставщика лучше не принимать к вычету.

Источник: https://www.glavbukh.ru/art/37513-pervichnye-dokumenty-v-elektronnom-vide

На заметку бухгалтеру о хранении электронных документов

Первичные документы в электронном виде

Новости
/разъяснения
Вопросы НДФЛАрхив
рассылки

Утверждена форма нового отчета, подаваемого в ПФ ежемесячно с отчета за апрель

ФНС изложила очередные разъяснения по заполнению расчета 6-НДФЛ На справке 2-НДФЛ не нужно ставить печать

Фирмы смогут хранить часть документов по личному составу на 25 лет меньше

О хранении электронных документов

Утверждена форма нового отчета, подаваемого в ПФ ежемесячно с отчета за апрель

Постановлением от 01.02.2016 N 83п правление ПФ утвердило форму “Сведения о застрахованных лицах”. Документ зарегистрирован в Минюсте 18 февраля.

Новая форма отчетности будет называться СЗВ-М. Напомним, обязанность ежемесячно сдавать в ПФ сведения о работниках установлена федеральным законом 29 декабря 2015 г. N 385-ФЗ. Впервые такой отчет надо сдать до 10 мая 2016 года (за апрель). За непредставление этих сведений предусмотрен штраф 500 рублей в отношении каждого застрахованного лица.

В отчете надо будет указывать регистрационный номер страхователя в ПФ, краткое наименование, а также ИНН/КПП работодателя. Вписывается год и месяц, за который надо представить сведения.

Также надо будет вписать тип формы – исходная за отчетный месяц, дополняющая, отменяющая. В таблицу будут вписываться ФИО работающих, страховой номер индивидуального лицевого счета, ИНН.

Последний будет указываться при наличии его у физлица.

Сведения подаются как в отношении лиц, работавших в отчетном месяце по трудовым договорам (в том числе и тех, с кем такие договоры в отчетном месяце расторгнуты), так и в отношении лиц, с которыми имеются гражданско-правовые договоры, договоры авторского заказа, договоры от отчуждении исключительного права, лицензионные договоры.

Источник: www.audit-it.ru

ФНС изложила очередные разъяснения по заполнению расчета 6-НДФЛ

В Письме от 25 февраля 2016 г. N БС-4-11/3058@ ФНС еще раз остановилась на вопросах, которые могут возникнуть при заполнении формы 6-НДФЛ.

Обязанность налоговых агентов представлять данный расчет корреспондирует с обязанностью уплачивать совокупную сумму НДФЛ. При этом российские организации, имеющие обособленные подразделения, обязаны перечислять исчисленные и удержанные суммы налога в бюджет как по месту своего нахождения, так и по месту нахождения каждого своего обособленного подразделения.

Организации, имеющие обособленные подразделения, представляют расчет в отношении работников этих подразделений в налоговый орган по месту учета таких подразделений, а также в отношении физлиц, получивших доходы по договорам гражданско-правового характера, в налоговый орган по месту учета обособленных подразделений, заключивших такие договоры.

Крупнейшие налогоплательщики, имеющие обособленные подразделения, заполняют 6-НДФЛ отдельно по каждому обособленному подразделению и представляют его, в том числе, в отношении работников этих обособленных подразделений, в налоговый орган по месту учета в качестве крупнейшего налогоплательщика, либо в отношении работников этих обособленных подразделений в налоговый орган по месту учета такого налогоплательщика по соответствующему обособленному подразделению.

6-НДФЛ надо сдавать за первый квартал, полугодие, девять месяцев – не позднее последнего дня месяца, следующего за соответствующим периодом, за год – не позднее 1 апреля года, следующего за истекшим налоговым периодом, напомнила ФНС. Расчет заполняется на отчетную дату, соответственно, на 31 марта, 30 июня, 30 сентября, 31 декабря соответствующего налогового периода.

Раздел 1 расчета 6-НДФЛ заполняется нарастающим итогом за первый квартал, полугодие, девять месяцев и год.
В разделе 2 расчета за соответствующий отчетный период отражаются те операции, которые произведены за последние три месяца этого отчетного периода.

Строка 100 раздела 2 “Дата фактического получения дохода” заполняется с учетом положений статьи 223 НК, строка 110 раздела 2 “Дата удержания налога” заполняется с учетом положений пункта 4 статьи 226 и пункта 7 статьи 226.1 НК, строка 120 раздела 2 “Срок перечисления налога” заполняется с учетом положений пункта 6 статьи 226 и пункта 9 статьи 226.1 НК.

Строка 030 “Сумма налоговых вычетов” заполняется согласно значениям кодов видов вычетов налогоплательщика, утвержденным приказом ФНС от 10.09.2015 N ММВ-7-11/387@, используемым для заполнения справок 2-НДФЛ. Добавим, что полей для указания данных кодов в форме 6-НДФЛ не предусмотрено.

В соответствии с пунктом 2 статьи 223 НК датой фактического получения дохода в виде оплаты труда признается последний день месяца, за который налогоплательщику был начислен доход за выполнение трудовых обязанностей в соответствии с трудовым договором (контрактом).

Согласно пункту 4 статьи 226 НК налоговые агенты обязаны удержать начисленную сумму налога непосредственно из доходов налогоплательщика при их фактической выплате с учетом особенностей, установленных данным пунктом.

При этом налоговые агенты обязаны перечислять суммы исчисленного и удержанного налога не позднее дня, следующего за днем выплаты налогоплательщику дохода.

При выплате налогоплательщику доходов в виде пособий по временной нетрудоспособности (включая пособие по уходу за больным ребенком) и в виде оплаты отпусков налоговые агенты обязаны перечислять суммы исчисленного и удержанного налога не позднее последнего числа месяца, в котором производились такие выплаты.

Таким образом, в случае если работникам зарплата за март 2016 года выплачена 5 апреля, а НДФЛ перечислен 6 апреля, то операция отражается в разделе 1 расчета 6-НДФЛ за первый квартал 2016 года, при этом налоговый агент вправе не отражать операцию в разделе 2 расчета 6-НДФЛ за первый квартал 2016 года. Данная операция будет отражена при непосредственной выплате зарплаты работникам в 6-НДФЛ за полугодие 2016 года следующим образом:

  • по строке 100 указывается 31.03.2016;

Источник: http://uchet-service.ru/buhvip148

Соблюдай закон
Добавить комментарий